Как создать «карту» для успешной автоматизации в BPMSoft.
ЗАЧЕМ АНАЛИЗИРОВАТЬ БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ?
Без анализа вы рискуете:
Автоматизировать бесполезное: потратите ресурсы на процессы, которые не влияют на прибыль
Упустить скрытые проблемы: например, дублирование задач между отделами
Создать новые проблемы: например, пропустить точки контроля со стороны ответственных лиц или потерять кого-то из участников процесса
Столкнуться с саботажем: сотрудники не примут систему, которая усложняет их работу
Главная цель анализа – понять, как процессы работают сейчас (AsIs) и как они должны работать после внедрения BPMSoft (ToBe).
ЭТАПЫ АНАЛИЗА: ОТ ХАОСА К ПОРЯДКУ
1. Сбор данных – как всё работает сейчас (AsIs)
Анализ документации: при ее наличии
Интервью с сотрудниками: узнайте, кто, что и зачем делает (например, менеджер по продажам тратит час в день на перенос данных из почты в Excel)
Документирование процессов: используйте нотации BPMN для визуализации шагов и решений
Выявление “узких мест”: например, согласование договора проходит через 5 инстанций и занимает 3 дня
Согласование AsIs с заказчиком: помогает убедиться, что вы правильно поняли, как работает бизнес заказчика, а также создает фундамент для последующей подготовки ToBe модели
2. Проектирование будущего (ToBe)
Упрощение – уберите лишние этапы (например, замените ручное согласование КП на автоматическую генерацию через BPMSoft или упростите визирование договора\счета\акта\заказа)
Автоматизация – определите, какие задачи можно передать системе (напоминания клиентам, расчет сроков доставки, формирование отчетов / автоматическое формирование печатных документов и отчетов / автоматический разбор входящих)
Интеграция – подключите внешние сервисы (1С, телефония, ERP и др.)
3. Визуализация и согласование
Создайте диаграммы процессов в понятном формате BPMN
Проведите воркшоп с участием всех отделов, цель которого – утвердить ToBe-процессы и распределить роли (RACI-матрица)
ТИПОВЫЕ ОШИБКИ И КАК ИХ ИЗБЕЖАТЬ
Игнорирование мнения сотрудников
Проблема: руководство описывает процессы «сверху», но не учитывает реальные задачи сотрудников
Решение: вовлекайте команду в интервью и тестирование прототипов
1
Слишком детальная визуализация
Проблема: диаграммы становятся настолько сложными, что их никто не понимает
Решение: разделяйте процессы на подпроцессы и используйте многоуровневое описание
2
Отсутствие метрик
Проблема: невозможно измерить эффективность изменений
Решение: заранее определите KPI (например, время выполнения этапа, % ошибок)
3
ПРИМЕРЫ ИЗ ПРАКТИКИ
Кейс 1. Производственная компания
Проблема: заказы терялись между отделом продаж и цехом
Решение: внедрили сквозной процесс от заявки до отгрузки в BPMSoft и настроили автоматические уведомления для менеджеров и цеха
Результат: сокращение времени обработки заказов на 40%
Кейс 2. Сеть клиник
Проблема: пациенты ждали запись к врачу 2–3 дня из-за ручного расписания
Решение: автоматизировали расписание через BPMSoft с интеграцией в мобильное приложение и добавили онлайн-оплату услуг
Результат: увеличение количества пациентов на 25%
ИНСТРУМЕНТЫ ДЛЯ АНАЛИЗА
BPMN 2.0
«золотой стандарт» для моделирования процессов (можно использовать отличный инструмент Stormbpmn)
Miro
для совместной работы над схемами
Jira
чтобы отслеживать задачи по оптимизации
Power BI
для анализа данных и поиска узких мест
ИТОГ: 3 ПРАВИЛА ЭФФЕКТИВНОГО АНАЛИЗА
Не копируйте AsIs
Используйте текущие процессы только как отправную точку
1
Думайте о масштабировании
Проектируйте процессы, которые можно адаптировать под рост бизнеса
2
Тестируйте гипотезы
Перед полным внедрением запустите пилот в одном отделе
3
Что дальше
В следующей статье мы расскажем, как превратить ваши схемы процессов в рабочие автоматизированные сценарии в BPMSoft, а вы узнаете:
